meeting-2284501_1920

Las reuniones en una empresa son necesarias, favorecen el trabajo en equipo y tienen como finalidad alcanzar unos objetivos. Sin embargo, muchas empresas u organizaciones pecan en exceso de esta útil herramienta, y lo que en un principio puede favorecer el trabajo de un grupo a la larga se convierte en algo improductivo, sesiones que se alargan y se vuelven interminables, y en las que no se llega a ninguna conclusión, y no se logran alcanzar resultados positivos.

Por mucho que nos moleste o sintamos que es una pérdida de tiempo, las reuniones en el trabajo son muy necesarias a la hora de informar sobre algún asunto importante, tomar decisiones o resolver algunos problemas. Por ello, para que no sientas que es una pérdida de tiempo y te plantees sacarle el jugo a toda reunión que se precie, debes tener en cuenta los siguientes aspectos.

Antes de la reunión

  • Has de marcar un objetivo: por qué va a convocarse y qué es lo que quieres lograr. Además, solo debes tratar el tema en cuestión, pues si te vas por otros derroteros la reunión se alargará más de lo necesario. Recuerda que las personas tienen una capacidad de atención limitada (normalmente, cuarenta y cinco minutos), por lo que si sobrepasas el tiempo necesario, la reunión dejará de ser productiva.
  • Plantéate cuáles serán las personas adecuadas para la reunión y asegúrate de que saben por qué están participando. Importante: para que una reunión sea efectiva debe haber poca gente (un menor número de personas hará de la reunión algo productivo). Además, cerciórate de que todas las personas convocadas tienen algo que decir en el tema que se trata.

Durante la reunión

  • Empieza siempre la reunión en el horario que hayas indicado previamente. Piensa que cada minuto que pierdes en comenzar la reunión es tiempo productivo que se pierde de la gente que ya está presente y esperando.
  • Confirma que todos saben el motivo y los temas por los que has organizado la reunión. No dejes que los convocados se salgan de los temas tratados, las opiniones siempre deben estar en relación directa con lo que se está tratando.
  • En el caso de afrontar un problema, propón que nadie exponga uno sin ofrecer una solución. La persona que encuentra el problema es la que tiene los conocimientos necesarios para resolverlo. Por lo tanto, problema que se exponga deberá ir acompañado de una solución.
  • Cuando se plantean cuestiones acerca de un tema, quien responda deberá dar una respuesta directamente. No es necesario hacer un discurso cuando se puede responder afirmativa o negativamente. Es mejor ser breve y conciso, de hecho, si no sabe la respuesta, se puede responder con un “No sé”, y posteriormente buscar una solución.
  • Deberás estar pendiente del tiempo, así podrás parar la reunión unos minutos antes y utilizar este tiempo para establecer las conclusiones.

Después de la reunión

  • Revisa el acta de reunión o memoria y envíala a todos los participantes, y que ellos también la revisen para que puedan opinar sobre lo redactado. Parte del éxito de la próxima reunión es que todos queden satisfechos.
  • Elabora un análisis estadístico de la reunión cuanto antes. Esto te servirá para ver lo productiva que ha sido.

¿Quieres saber más sobre reuniones de trabajo eficaces? Puedes tratar este tema en profundidad haciendo clic aquí.

Anuncios